Privacy policy
In deze privacyverklaring lees je hoe Rock- en Metal Jeugdhuis Asgaard VZW persoonsgegevens verwerkt wanneer je deze website bezoekt of de diensten voor leden en crew gebruikt. Lees ook het cookiebeleid.
Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is Rock- en Metal Jeugdhuis Asgaard VZW, Driebeekstraat 3, 9050 Gentbrugge, België (ondernemingsnummer BE0457.357.374).
Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via info@jh-asgaard.be. Er is geen afzonderlijke contactpersoon voor gegevensbescherming geïdentificeerd.
Als je de openbare website bezoekt
Dit onderdeel geldt voor iedereen die de openbare pagina's bezoekt, met of zonder account. We verwerken alleen de technische gegevens die nodig zijn om de website aan te bieden en te beveiligen en voorkeuren te onthouden:
- Technische en beveiligingsgegevens: sessie- en cookievoorkeuren en gegevens die door het hostingplatform of beveiligingslogboeken worden verwerkt wanneer je de site gebruikt. De precieze gegevens en bewaartermijnen hangen af van de hosting- en logboekconfiguratie.
Als je het contactformulier gebruikt
Wanneer je ons via het contactformulier een bericht stuurt, verwerken we je naam, e-mailadres, bericht en eventuele afbeeldingen, samen met de gekozen categorie, om je vraag te beantwoorden. Het bericht wordt op deze website bewaard en gemaild naar de persoon of het team dat voor die categorie verantwoordelijk is; afbeeldingen worden opnieuw gecodeerd, ontdaan van metadata en bij die e-mail gevoegd. Berichten, inclusief afbeeldingen, worden na 90 dagen automatisch verwijderd. Het formulier wordt beschermd door Cloudflare Turnstile, dat controleert of de bezoeker een persoon is en daarvoor technische verbindingsgegevens (zoals je IP-adres) verwerkt; het formulier past ook beperking van het aantal verzendingen toe. We steunen op ons gerechtvaardigd belang om vragen te behandelen en misbruik van het formulier te voorkomen.
Als je een leden- of vrijwilligersaccount hebt
De volgende gegevens verwerken we alleen voor mensen met een account of die functies voor leden, crew of vrijwilligers gebruiken. Ze worden niet enkel verzameld omdat iemand de openbare website bezoekt.
- Account- en aanmeldgegevens: e-mailadres, naam, accountstatus, rollen en authenticatiegegevens. Voor lokale accounts kan dit ook een wachtwoordhash en, indien ingeschakeld, een geheim voor tweestapsverificatie via TOTP omvatten. Als je dit inschakelt, wordt je e-mailadres ook gebruikt om herinneringsmails te sturen (7 en/of 2 dagen voor een shift waarvoor je je inschreef); je kan dit op elk moment aanpassen in je profiel.
- Profielgegevens: voorkeurstaal, functie, profielfoto, T-shirtmaat en eventuele noodcontactgegevens die je opgeeft. Noodcontactgegevens kunnen een andere persoon identificeren; zorg ervoor dat je ze mag verstrekken.
- Deelnamegegevens: inschrijvingen voor evenementen en shifts, crewtoewijzingen, punten, beloningen en bijbehorende administratieve notities.
Waarom en op welke grondslag gebruiken we gegevens?
Voor bezoekers gebruiken we technische gegevens om de website aan te bieden en te beveiligen en cookievoorkeuren te onthouden. Voor accounthouders en vrijwilligers gebruiken we daarnaast account- en profielgegevens om toegang en profielen te beheren, en deelnamegegevens om evenementen en shifts te organiseren, crewtoewijzingen, punten en beloningen te beheren en bijbehorende administratie bij te houden. We verwerken gegevens ook waar dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Afhankelijk van de verwerking kan de rechtsgrond bestaan uit de uitvoering van de dienstverlening of deelname, ons gerechtvaardigd belang om een veilig leden- en vrijwilligersplatform te beheren, een wettelijke verplichting of jouw toestemming. Voor optionele ingesloten media van derden en niet-noodzakelijke cookies baseren we ons op toestemming. Je kunt toestemming altijd intrekken; dit verandert niets aan de verwerking die daarvoor plaatsvond.
Waar komen de gegevens vandaan?
Identiteitsgegevens voor accounts komen van jou en, bij aanmelding via Entra, van Microsoft Entra ID. Met gedelegeerde toegang van een bevoegde beheerder kan de website via Microsoft Graph profielinformatie, zoals functie en profielfoto, ophalen. Profiel- en deelnamegegevens verstrek je zelf of worden geregistreerd wanneer je leden- en crewfuncties gebruikt.
Wie kan gegevens ontvangen?
We verkopen geen persoonsgegevens. Alleen personen die deze nodig hebben om de vereniging en website te beheren, krijgen toegang. Gegevens kunnen ook worden verwerkt door:
- Microsoft: Entra ID wordt gebruikt voor aanmelden; Microsoft Graph kan profielinformatie ophalen wanneer een bevoegde beheerder daarom vraagt. Microsoft verwerkt gegevens volgens de eigen servicevoorwaarden en privacyinformatie.
- Cloudflare (Turnstile): de beveiligingscontrole op het contactformulier wordt geleverd door Cloudflare. Wanneer je de contactpagina opent, ontvangt Cloudflare technische verbindingsgegevens van je browser (zoals je IP-adres) om te controleren of je een persoon bent. Dit is noodzakelijk om het formulier tegen misbruik te beschermen en gebeurt dus zonder toestemming; Cloudflare verwerkt deze gegevens volgens de eigen privacyinformatie.
- Google (YouTube) en Spotify: evenementpagina's en berichten kunnen optionele ingesloten spelers bevatten. Deze blijven geblokkeerd totdat je de betreffende dienst inschakelt in de tool voor cookievoorkeuren. Als je dit doet, ontvangt de aanbieder verbindingsgegevens van je browser en kan die eigen cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken.
- Aanbieders van hosting, infrastructuur, e-mail en technische ondersteuning, voor zover nodig om de dienst te beheren en te beveiligen.
Doorgifte buiten de EER
Sommige dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval moet de vereniging zorgen voor een toepasselijk doorgiftemechanisme en passende waarborgen volgens de AVG. De precieze locaties en waarborgen hangen af van de werkelijk gebruikte aanbieders.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de hierboven beschreven doelen en om aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen. Account-, deelname-, punten- en auditgegevens kunnen verschillende bewaartermijnen hebben. De vereniging documenteert en hanteert duidelijke bewaartermijnen of criteria voor elk soort gegevens.
Je rechten
Onder de voorwaarden van de gegevensbeschermingswetgeving kun je vragen om inzage, verbetering, verwijdering of beperking van de verwerking van je persoonsgegevens, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, waar van toepassing gegevensoverdraagbaarheid vragen en toestemming intrekken. Neem hiervoor contact op via info@jh-asgaard.be. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
Gegevensbeschermingsautoriteit — een klacht indienen
Beveiliging
We gebruiken toegangsbeperkingen en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Geen enkele internetverbinding of opslagmethode kan volledig veilig worden gegarandeerd.
Geautomatiseerde beslissingen
De website is niet bedoeld om uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over jou te nemen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Accountrollen kunnen worden gesynchroniseerd met de groepslidmaatschappen van de vereniging om toegang te beheren.
Cookies en ingesloten media
Het cookiebeleid beschrijft de cookies en optionele ingesloten media op deze website en legt uit hoe je je voorkeuren kunt wijzigen.